A Resolução CNJ 324/2020 dispõe que é permitida a conversão do suporte de documentos e processos administrativos e judiciais, cabendo a cada órgão do Poder Judiciário a coordenação, a orientação e a padronização desse trabalho, observado o disposto na Resolução e demais normas.

Importante frisar que, apesar da permissão normativa citada acima, é vedada a eliminação de documentos e processos de guarda permanente, mesmo após microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução ou reformatação.

Nesse sentido, entende-se que os documentos e processos de guarda permanente constituem o Patrimônio histórico arquivístico do Poder Judiciário, razão pela qual  é vedada a eliminação desses no suporte original físico, em casos de conversão.

Assim, diante da necessidade de disciplinar requisitos, padrões técnicos e metodologia adequados à digitalização de acervos documentais correntes, intermediários e permanentes, para acesso em longo prazo, atendidas as peculiaridades de cada fase, o Conselho Nacional de Justiça publicou a Resolução N. 469, de 31 de  agosto de 2022, que estabelece as diretrizes e normas sobre a digitalização de documentos judiciais e administrativos e de gestão de documentos digitalizados do Poder Judiciário.

Ainda, conforme determinado no art. 5º da Resolução N. 469, de 2022:

"...

Art. 5º.  O documento arquivístico digitalizado será equiparado ao documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante os órgãos do Poder Judiciário mediante as seguintes condições:

I – digitalização em conformidade com o disposto nesta Resolução e no Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário;

II – conferência com o original e assinatura eletrônica por servidor do respectivo órgão para garantia da autoria da digitalização, de sua integridade e de seus metadados.

Parágrafo único. Ressalva-se o direito de a parte ou interessado alegar motivadamente a adulteração do documento ou falsidade do original."

Além disso, a Resolução estabelece, no art. 18, § 2º,  que são vedadas a seleção e a eliminação antecipadas na hipótese de processos físicos administrativos e judiciais em que não haja necessidade de tramitação, digitalizados por determinação da CPAD, para atendimento a consultas frequentes ou outro motivo relevante. 

O Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário é considerado instrumento do Proname, conforme prevê o inciso X do art. 5º da Resolução CNJ n. 324, de 30 de junho de 2020.